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工作纪录的重要性

作者:candy62263发布时间:2019-05-19 13:05

有些时候要求同仁做工作纪录或工作报告,会听到一些抱怨:「都已经忙得不得了了,那还有时间做纪录。」我通常会劝道:「那你有没有时间刷牙、洗脸和吃饭。如果这些事都有做的话,应该会有时间做纪录。」

做纪录不是记下每天的杂事,也不是记得愈多愈好,而是要有方法、重点、精简、优先顺序与比较。

举例而言,我会用左右两页开页的周记录,在左页分成七栏,记下每天的重要事项、事件、活动或一些业务的想法,在右页则是每周将左页的纪录整理成需要交办事项或业务上的注意事项,作为会议或业务推动的指示事项。

另用两页分成31天的月纪录,记下重要的行程、会议或活动,这样该月应出席的会议或活动会一目了然。

至于年纪录,则使用左右两页的方式,在左右两页各分成12栏,左页记下每月预计完成的重要计画(如短中长期计画)、专案(如系统开发案)或重要的活动,右页则是记下各月重要计画或专案(如系统上线)、重大事件(如资安事件)、活动(如说明会)或绩效(如得奖) 的项目及完成日期。

手边通常会保留最近六年来的年纪录,所以当长官有时候打电话来询问某项计画或事件时,只要翻阅手边的年纪录马上就可以连年月日都一併答覆,有了纪录,比好的记忆更管用。

在组织内工作报告则是表现绩效及工作检讨的工具,个人如此,组织也是如此。每个单位员工人数众多,要长官记下每个人或每个单位的绩效实在不容易,大致上应该只是留有大略印象而已。甚至于只要过个年,就忘得差不多了。

要为自己留存工作绩效,最好用工作报告呈现,其中工作绩效要提出重大绩效而非办过哪些事项,有一个技巧就是用一百分来配分,按优先顺序,如果项目多,后面的评分就少,就可以不用记了,因为相较之下实在无关紧要。

如果前三项的评分没有超过60分,就表示没有重大绩效,这时候自己就应该好好检讨了。

记录重大绩效,通常个人只要三到六项,上一级单位7±2项,至于企业则只要12项就够了。

工作纪录的原则如下:

˙方法原则:可以使用笔记本,也可以用电子本,以左右两页开页方式较为合适。

˙重要原则:记录重要事项、绩效、计画、活动或事件。

˙精简原则:重大绩效先给名称,再加说明,以不超过三行为原则。

˙优先原则:排列优先顺序,给予权数,就能显示其重要程度,以不超过12项为原则。

˙比较原则:可作每月或每年计画与成果的比较,以了解超前、如期或落后的情形,作为检讨改进的基础。

藉由工作纪录或工作报告可以用来了解在工作上能力、知识或技能的不足,改进自己的工作方式、及展现工作绩效,是让自己在

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